特に日本から赴任された皆さんが驚かれるのが、ベトナム人材の報連相のなさでしょう。資料の翻訳などを依頼しても作業の途中経過の報告がないのは当たり前として、ともすれば翻訳を終えても報告がないことがあります(「終わった?」と聞けば、「終わってますよ」と応えてはくれますが)。

 

  • 報連相はないのが当たり前

就労人口の6割超が自営業や家事手伝いに従事するベトナムでは、家業以外の職場に勤めることは、他の家の使用人になるような感覚なのでしょうか。使用人は、いやな顔や口答えなどせず、主人の指示に忠実に応える小間使い型の人材が重宝され、また主人の忠実な僕となることで認められます。

このような就業感で仕事をしていれば、使用人は作業の遂行(Dower)に徹します。気の利いた使用人であれば問題が発生すれば自ら作業の仕方を変えて作業の目的を果たそうとしますが、作業の進捗状況や問題などの報告は問われなければ応えません。気の利かない使用人は作業の目的も理解せずに言われたまま・理解したままに作業を行い、結果報告にも気が回らないことがあります。

 

  • 知らないことを前提に報連相の型を教える

まだまだ指示(主人)⇒実行(使用人)の単純な仕事の仕方が主流のベトナムでは、報連相を通じて異なる役割を担う従業員が状況認識を一致させ、各人が自立的ながらも統合的に行動する仕事の仕方は高度であり、また真新しいものでもあります。

特に若手のベトナム人材は基礎力や吸収力も高いため、新しい高度な仕事の仕方にも比較的早く順応してくれますが、ともあれ知らないことを前提に報連相の目的をはじめとして、報連相の進め方を噛み砕いて教えていく必要があります。

・報連相を5W2Hで教える

報連相は教えていけば徐々に身について行きますが、報連相の手法の間違い(連絡の相手が外出しているのに机に緊急のメモを残すなど)や報連相の中身の間違い(文具購入の提案はするものの、値段を確認していないなど)は散見されます。報連相はTPO(Time, Place, Occasion)に合わせた手法の5W2Hと中身の5W2Hで教育していきたいものです。

・報連相の手法の5W2H

What:                   何について報連相するのか?               例)担当作業の進捗状況を報告する

Who:                     誰が、誰に報連相するのか?               例)上司並びに作業に関連する人たちへ報告する

When:                  どのタイミングで報連相するのか?    例)月曜日の朝に報告する

Where:                 どこで報連相するのか?                                  例)進捗会議にて報告する

Why:                    報連相の目的(期待する行動)は何か?         例)自身の進捗による関係者への影響を諮る

How:                     どんな手段を使って報連相するのか? 例)報告書を用いて報告する

How often:           どんな頻度で報連相するのか?                       例)毎週、前週との差がわかるように報告する

・報連相の中身の5W2H

What:                   何について?                                       例)進捗遅延を生じた機械故障について

Who:                     誰が?                                                  例)A機械が

When:                  いつ?                                                    例)2016年6月10日に

Where:                 どこで?                                              例)組み立て工場のBラインにて

Why:                    なぜ?                                                  例)モータの焼きつきにより

How:                     どのように?                                         例)煙を発して停止した

How much:           どれだけ?                                           例)モータ交換と修理のため3時間作業が停止

 

  • 報連相を仕組み化して徹底する

日ごろ日本人管理者と直接接する機会の多いベトナム人材に対しては、報連相を直接指導することも可能ですが、言葉が通じずましてや大所帯の会社では、報連相の指導も十分には行き届きません。

そこで、特に規模の大きな会社においては、報連相を仕組み化し、意味や目的は徐々に理解するとしてもまずは形を整え、業務に支障をきたさないような工夫をお勧めします。

製造業では比較的仕組み化が既に進んでいるかと思いますが、電話の受付表やトラブル報告書、問題解決報告書、クレーム報告書、進捗報告書、休暇願いなど、報連相を必要とするケース毎に内容や記載要領、回付ルートも記載したフォーマットを定型化し、業務手続きとして規定することにより、誰もがある程度の報連相品質を保てるようにできます。

 

ある程度報連相が浸透しても、やはり難しいのが自身の家庭状況が関わる報連相と、他人の間違いを指摘する報連相でしょうか。突然の休みや離職の際は「私用で。。。」などの理由で、なかなか実情を語ってはくれません。また、他人を非難することになるような報連相は逆恨みを恐れてなかなかできないようです。公私の隔てない報連相を実現するには、まだまだ時間がかかりそうです。